Política de reembolso de gastos de viaje shrm
Contenidos
No hay ninguna ley que obligue a los empresarios a ofrecer un reembolso de kilometraje. Muchos lo hacen porque es una forma inteligente de atraer y retener a los empleados. Los reembolsos realizados a la tasa estándar del Servicio de Impuestos Internos no se consideran ingresos, por lo que no están sujetos a impuestos. Las empresas también obtienen una ventaja fiscal, ya que los reembolsos son un gasto empresarial deducible.
Los acuerdos de reembolso utilizados por las empresas deben cumplir tres criterios básicos. Deben realizarse para gastos empresariales deducibles, lo que incluye los viajes por motivos de trabajo. Las reclamaciones deben estar justificadas por los registros del empleado que demuestren el tiempo, el lugar y el propósito del viaje. Y cualquier exceso de reembolso debe devolverse a la empresa.
Cada año, la IRA publica su tarifa estándar de kilometraje opcional. La tasa estándar de kilometraje en 2020 para el uso de un vehículo personal para fines de negocios es de 57,5 centavos por milla recorrida. Eso es 0,5 centavos menos que los 58 centavos por milla de 2019.
La tasa estándar opcional es sólo eso: opcional. Otro enfoque es exigir a los empleados que lleven un registro de los gastos reales relacionados con los viajes, pero esto se considera más oneroso para ambas partes, ya que complica la contabilidad fiscal y el registro de gastos. Algunas empresas optan por reembolsar los gastos por debajo de la tasa del IRS. En ese caso, el empleado puede deducir los reembolsos por kilometraje de sus ingresos brutos o de la tasa estándar del IRS multiplicada por el número de kilómetros recorridos por motivos de trabajo, lo que sea menor.
Reembolso del kilometraje para los empleados que trabajan desde casa
Tiempo de lectura: 6 minutosEn muchas carreras, los viajes de negocios son importantes y a menudo son un requisito. Para aliviar la carga, algunas organizaciones ponen a disposición de los empleados vehículos de la empresa (lo que puede ser una ventaja muy cara), o les reembolsan una cantidad fija por cada kilómetro que los empleados conducen en sus propios vehículos. Esto último se denomina reembolso de kilometraje, y es mutuamente beneficioso tanto para los empleados como para los empresarios.
Proporciona una compensación justa a los empleados y beneficios fiscales a los empresarios. Sin embargo, las normas del reembolso de kilometraje son algo complicadas en comparación con otros tipos de reembolso de gastos, y cada país tiene sus propias normas que dictan la tasa máxima de reembolso por milla o kilómetro. Por esta razón, es importante que los empleados entiendan los fundamentos del reembolso de kilometraje y los requisitos para reclamar el reembolso con precisión. Los equipos de finanzas deben saber exactamente cómo hacer un seguimiento de los gastos de kilometraje y reembolsar puntualmente a sus empleados.
El reembolso de kilometraje se refiere a la cantidad pagada por los empleadores a los empleados por los costes asociados al uso de su(s) vehículo(s) personal(es) para fines profesionales. Los empleados son reembolsados en base a una tasa establecida por organismos oficiales, como el IRS (en los Estados Unidos) y el HMRC (en el Reino Unido).
Significado del reembolso del kilometraje
Para cubrir los costes de los vehículos de los empleados en el marco del trabajo, el empresario paga una tarifa de céntimos por milla a los empleados. La tasa estándar de kilometraje para 2022 es de 62,5 céntimos por milla, según lo establecido por el IRS (aumentó de 58,5 en 4 céntimos el 1 de julio debido a los altos precios de la gasolina).
Utilizar un vehículo para trabajar genera muchos más gastos que la gasolina. La lista de gastos cubiertos es bastante amplia. Aceite, neumáticos, impuestos y matriculación, mantenimiento y seguro del coche, incluso la depreciación está incluida.
Llevar la cuenta del kilometraje puede ser un proceso que requiere mucho tiempo. ¿Qué pasaría si todo lo que tuviera que hacer fuera abrir una aplicación en su teléfono al comienzo de un viaje y eso fuera todo? Nuestra aplicación de seguimiento del kilometraje utiliza el GPS para automatizar el seguimiento y el registro del kilometraje. Esto le permite concentrarse en su trabajo, en lugar de sumar y reportar los kilómetros. ¿Pero qué pasa con la privacidad?
Nuestro rastreador de kilometraje, mLog, registra los kilómetros recorridos en tiempo real, pero sólo informa del kilometraje de la empresa y no informa de sus viajes personales o de su paradero en tiempo real. Siempre puedes volver atrás y editar los viajes si te olvidas de apagar la aplicación durante un recado personal.
Formulario de reembolso de kilometraje para empleados
Su empleador puede utilizar la tasa de kilometraje del IRS para los negocios en lugar de hacer que usted registre todos sus gastos. Si su empleador le reembolsa con una tarifa igual o inferior a la tarifa estándar del IRS para el kilometraje, su reembolso está libre de impuestos si cumple con las normas del IRS de los planes responsables (desplácese hacia abajo para ver una explicación sobre los planes responsables).
Si conduce un vehículo propiedad de su empresa, es posible que le reembolsen los gastos de conducción y manejo del coche. No puede utilizar la tasa estándar de kilometraje del IRS, ya que ésta también incluye el coste de la propiedad del vehículo.
Tendrá que llevar un registro separado del kilometraje de su negocio como empleado y como autónomo. Le hemos cubierto con nuestra guía para autónomos y también debería leer el resto de este resumen para empleados.
Como empleado, puede ser compensado por sus gastos de transporte de negocios con diferentes métodos. Hay varias formas de que su empresa le pague. Veamos las dos modalidades más habituales.