Cursos de gestión de archivos y registros
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Directrices para la gestión de registrosLa Ley de Archivos Nacionales de 1986 sólo se aplica a los registros departamentales de más de 30 años de antigüedad, con la excepción de las solicitudes de eliminación, que pueden realizarse en cualquier momento del ciclo de vida de una serie de registros.
El almacenamiento o acceso técnico es estrictamente necesario para el propósito legítimo de permitir el uso de un servicio específico explícitamente solicitado por el abonado o usuario, o con el único propósito de llevar a cabo la transmisión de una comunicación a través de una red de comunicaciones electrónicas.
El almacenamiento o acceso técnico que se utiliza exclusivamente con fines estadísticos anónimos. Sin una citación, el cumplimiento voluntario por parte de su proveedor de servicios de Internet, o los registros adicionales de un tercero, la información almacenada o recuperada sólo con este fin no puede usarse normalmente para identificarle.
Sistema de gestión de archivos
Este documento proporciona información detallada sobre los formatos de archivo apropiados para las agencias estatales y locales responsables de mantener los registros electrónicos a largo plazo. Es un documento complementario a File Formats for Transfer of Electronic Records to the State Archives of North Carolina (Formatos de archivo para la transferencia de registros electrónicos a los Archivos Estatales de Carolina del Norte), que está destinado a las agencias que transfieren registros al Repositorio Digital de los Archivos Estatales. Consulte la página del Repositorio Digital de los Archivos Estatales para obtener más información sobre las políticas y herramientas para transferir datos al Repositorio Digital.
Métodos de archivo de documentos
La teoría, la metodología y la práctica de la archivística constituyen conjuntamente la ciencia de los archivos. Dado que la ciencia de los archivos es tanto académica como práctica y utiliza una metodología distinta para obtener conocimientos, puede considerarse tanto una disciplina como una profesión (Livelton 1996). Los aspectos disciplinarios y profesionales de la ciencia de los archivos componen el paradigma archivístico, un conjunto de supuestos, principios y prácticas que son comunes a la comunidad archivística y constituyen un modelo para sus actividades y perspectivas.
Aunque los archivos existen desde hace miles de años, gran parte del paradigma de la archivística -al igual que el de la biblioteconomía- se aglutinó entre mediados del siglo XIX y el siglo XX. Entre 1830 (cuando François Guizot, ministro francés de Instrucción Pública, promulgó la normativa que exigía la aplicación del respeto por los fondos a los registros de los departamentos en los Archivos Nacionales) y 1956 (cuando T. R. Schellenberg, archivero de la Administración Nacional de Archivos y Registros de los Estados Unidos, publicó Modern Archives: Principles and Techniques, que contiene una delineación estadounidense del paradigma archivístico). El más influyente fue el Manual de ordenación y descripción de archivos, escrito en 1898 por los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin, que reunía las ideas francesas y prusianas de respeto a los fondos y procedencia. El manual traducido se difundió ampliamente y fue uno de los principales temas de debate cuando bibliotecarios y archiveros se reunieron por primera vez en un congreso internacional en la Exposición Universal de 1910 en Bruselas. Como resultado, el concepto de procedencia fue adoptado por el congreso como norma básica de la profesión archivística (Van den Broek 1997).
Cómo archivar documentos en cajas
En el transcurso de una investigación pública se crearán y almacenarán grandes volúmenes de información, en diversos formatos. Es una buena práctica organizar esta información en una estructura de archivo significativa. Esto permitirá encontrar y comprender fácilmente los registros y contribuirá a una gestión eficaz de la información sensible en cumplimiento de la legislación, como la Ley de Protección de Datos de 1998.
El plan de archivado, tanto de los expedientes en papel como de los digitales, debe reflejar las actividades de la investigación mediante una serie de carpetas planificadas y gestionadas. Esto permitirá al personal archivar y recuperar la información de manera eficiente, así como permitir al secretario de la investigación controlar el acceso a la información.
La colocación de los registros en un plan de archivos eficaz ayudará a garantizar que la investigación cumpla con la legislación pertinente. Un plan de archivos debe ayudar a mantener un registro completo y bien ordenado de acuerdo con la Ley de Registros Públicos de 1958 y el Reglamento de Investigación de 2006. Al establecer el plan de archivos, el personal de la investigación también debe tener en cuenta la gestión de la información sensible, como los datos personales o la información que necesita un marcado de protección. El plan de archivos debe ayudar a la investigación a cumplir con el séptimo principio de protección de datos, que exige precauciones contra el tratamiento no autorizado o ilegal, el daño, la pérdida o la destrucción.